PDF가 커서 메일 첨부가 안 될 때
메일이나 홈페이지에 PDF를 올리려는데 용량 초과가 뜬다면, PDF가 왜 큰지부터 보면 가장 알맞은 방법을 고를 수 있어요.
PDF가 큰 이유부터 보세요
PDF 용량을 차지하는 건 대부분 그림이에요. 글자만 있는 문서는 수십 쪽이어도 용량이 작지만, 아래 같은 PDF는 금방 수십 MB가 돼요.
- 스캐너나 휴대폰으로 찍은 서류를 모은 PDF
- 사진이 많이 들어간 보고서, 포트폴리오, 졸업 작품집
- 고해상도 그림을 그대로 넣은 발표 자료
이런 PDF는 쪽마다 들어 있는 그림의 해상도를 낮추면 용량이 크게 줄어요. 반대로 글자 위주의 PDF는 줄일 여지가 적어서, 줄이기보다 나눠 보내는 편이 나을 수 있어요.
줄이기 전에 원본부터 다시 보세요
PDF를 어떻게 만들었는지에 따라, 줄이는 것보다 다시 만드는 게 더 나을 때가 있어요.
- 사진을 모아 만든 PDF: 휴대폰 원본 사진을 그대로 넣었다면 쪽마다 수 MB짜리 그림이 들어가요. 사진을 먼저 줄이거나, PDF를 만들 때 화질을 낮게 고르면 처음부터 작게 만들 수 있어요.
- 스캐너로 만든 PDF: 스캔 해상도를 아주 높게 했거나 컬러로 스캔했다면 용량이 커져요. 글자 서류라면 흑백·회색조로 다시 스캔하는 것도 방법이에요.
- 문서 프로그램에서 저장한 PDF: 안에 넣은 그림이 크면 PDF도 커져요. 그림을 줄여서 다시 저장하면 글자 선택 기능을 살린 채로 용량을 줄일 수 있어요.
화질 단계를 골라 줄이기
- PDF 용량 줄이기를 열고 PDF를 골라요.
- 처음에는 보통으로 해 보세요. 결과에서 줄어든 용량을 바로 확인할 수 있어요.
- 그래도 크면 많이를, 글자가 작아 화질이 걱정되면 조금을 골라 다시 해요.
- 받은 파일을 열어 작은 글자와 도장, 서명이 잘 읽히는지 확대해서 확인해요.
이 방식은 각 쪽을 읽기 좋은 해상도의 그림으로 다시 만들어 저장해요. 그래서 줄인 PDF에서는 글자를 선택하거나 복사할 수 없어요. 제출이나 보관용으로는 문제없지만, 받은 사람이 내용을 복사해야 하는 문서라면 원본을 쓰는 다른 방법을 고르세요.
계약서나 증빙처럼 숫자가 중요한 서류는 '많이'로 줄인 뒤 작은 숫자가 뭉개지지 않았는지 꼭 확대해 보세요.
흑백으로 바꾸기
컬러가 꼭 필요 없는 서류라면 PDF 흑백 변환도 방법이에요. 흑백 제출을 요구하는 곳에 낼 때 바로 쓸 수 있고, 컬러 사진이 많은 PDF는 흑백으로 바꾸면서 용량이 줄어드는 경우도 있어요. 다만 늘 줄어드는 것은 아니니, 용량이 목적이라면 결과 용량을 확인하고 필요하면 용량 줄이기를 이어서 하세요.
흑백 제출이 허용되는지 모르겠다면 컬러 원본을 내는 편이 안전해요.
나눠서 보내기
화질을 낮추기 어려운 서류라면 여러 파일로 나눠 보내는 게 깔끔해요.
- PDF 나누기·페이지 정리에서 PDF를 열어요.
- 필요 없는 쪽(빈 쪽, 중복된 쪽)을 먼저 지우면 그것만으로 기준 안에 들어오기도 해요.
- 그래도 크면 몇 쪽씩 나눠 여러 파일로 저장해요.
- 메일 여러 통에 나눠 보내거나, 파일 이름에 '1-2', '2-2'처럼 순서를 적어 함께 보내요.
나눠 보내기는 내용을 전혀 건드리지 않는다는 점이 장점이에요. 대신 받는 쪽이 파일을 하나로 받아야 하는 제출처라면 쓸 수 없으니 안내를 먼저 확인하세요.
여러 파일을 하나로 내야 할 때
'파일 한 개, 10MB 이하'처럼 개수와 용량이 함께 정해진 제출처가 있어요. 이럴 때는 순서가 중요해요.
- 각 PDF에서 필요 없는 쪽을 먼저 지워요.
- 사진이 많은 PDF만 골라 용량을 줄여요.
- PDF 합치기로 하나로 묶어요.
- 합친 파일이 여전히 크면 합친 파일을 한 번 더 줄여요.
처음부터 다 합친 뒤 줄여도 되지만, 글자 위주 PDF까지 그림으로 바뀌어 글자 선택이 안 되니, 필요한 파일만 줄이는 쪽이 결과가 깔끔해요.
메일의 대용량 첨부 링크 쓰기
메일 서비스마다 한 번에 보낼 수 있는 첨부 용량이 정해져 있고, 그 기준은 서비스와 계정 종류에 따라 달라요. 예를 들어 Gmail은 첨부 합계가 25MB를 넘으면 파일을 Google Drive에 올리고 메일에는 링크를 넣어 보내요. 다른 메일 서비스도 대용량 첨부를 링크 방식으로 보내는 기능이 있는 경우가 많아요.
링크 방식은 원본 화질 그대로 보낼 수 있지만, 일정 기간이 지나면 받을 수 없게 되거나 받는 쪽 회사 보안 때문에 열리지 않는 경우가 있어요. 채용이나 관공서 제출처럼 '첨부 파일'로 내라고 정해진 곳에서는 링크 대신 용량을 줄이거나 나눈 파일을 첨부하는 게 안전해요.
받는 쪽에서 안 열린다고 할 때
용량을 맞춰 보냈는데 받은 사람이 파일을 열지 못한다고 하면 아래를 확인해 보세요.
- 비밀번호가 걸린 PDF인지 확인하세요. 제출처가 비밀번호를 모르면 열 수 없어요. 비밀번호를 걸어야 한다면 비밀번호를 따로 알려 주는 방법을 정해 두세요.
- 압축 파일(ZIP)을 받지 않는 회사나 기관이 있어요. 보안 때문에 ZIP 첨부가 차단되면 PDF를 그대로 보내세요.
- 파일 이름에 특수문자가 많거나 너무 길면 일부 메일 프로그램에서 이름이 깨지거나 첨부가 빠질 수 있어요. '이름_서류명.pdf'처럼 짧게 붙이세요.
- 링크 기간: 대용량 첨부 링크는 일정 기간이 지나면 받을 수 없게 되는 경우가 많아요. 제출 기한보다 오래 남는지 확인하세요.
어떤 방법을 고를까요?
- 스캔 서류·사진이 많은 PDF → 용량 줄이기(보통부터)
- 흑백 제출이 허용되는 서류 → 흑백 변환 후 필요하면 용량 줄이기
- 화질을 낮추면 안 되는 서류 → 필요 없는 쪽 지우기, 나눠 보내기
- 받는 사람이 원본이 필요한 경우 → 대용량 첨부 링크
어떤 방법을 쓰든 보내기 전에 받은 파일을 직접 열어 쪽 수와 내용이 맞는지 확인하세요. 줄이거나 나누는 과정에서 쪽이 빠졌는지 확인하는 마지막 단계예요.