영수증 사진으로 경비 정산 서류 만들기

영수증을 모아 스캐너 앞에 줄 서지 않아도 돼요. 휴대폰으로 찍은 사진만으로 깔끔한 정산 서류를 만드는 순서예요.

먼저 회사 규정부터 확인하세요

정산 방식은 회사마다 달라요. 시작하기 전에 이것부터 확인하면 두 번 일하지 않아요.

카드 사용 내역이나 전자 영수증을 영수증 대신 받아 주는 회사도 있어요. 종이 영수증을 잃어버렸다면 어떤 자료로 대신할 수 있는지 담당 부서에 물어보세요.

파일로 냈더라도 종이 원본을 일정 기간 보관하라는 회사도 있어요. 사진을 찍었다고 바로 버리지 말고, 정산이 끝날 때까지는 봉투 하나에 모아 두세요.

영수증 사진만 모아 두는 앨범이나 폴더를 하나 만들어 두면 월말에 찾느라 고생하지 않아요.

비스듬히 찍혔거나 그림자가 졌다면 서류 사진 → 스캔 PDF로 먼저 손봐요. 종이 네 모서리를 찾아 반듯한 직사각형으로 펴 주고, 문서 효과를 고르면 누런 빛과 그림자를 없애 흰 바탕에 검은 글씨로 만들어 줘요. 모서리가 어긋나면 동그라미를 끌어 맞추면 돼요.

영수증을 여러 장 한꺼번에 골라도 돼요. 한 장씩 모서리를 확인한 뒤 PDF 한 파일로 묶거나 JPG로 받을 수 있어요. 손본 사진을 다음 단계인 A4 정리에 그대로 쓰면 결과가 훨씬 깔끔해요.

작은 영수증을 한 장씩 내면 쪽수만 늘어나요. 영수증 A4 정리로 A4 한 장에 모아요.

영수증 사진을 한 번에 여러 장 골라요.
한 쪽에 몇 장씩 넣을지 골라요. 1·2·4·6·8장 중에서 고를 수 있고, 긴 영수증은 2장이나 4장, 카드 전표처럼 작은 건 6장이나 8장이 보기 좋아요.
목록에서 순서를 맞추고, 누운 사진은 돌리기 버튼으로 세워요.
메모 칸에 ‘10/15 거래처 점심 48,000원’처럼 적으면 사진 아래에 함께 인쇄돼요.
PDF로 받거나, 그림 파일이 필요하면 JPG로 받아요.

가로가 긴 카드 전표는 용지 방향을 가로로, 세로로 긴 마트 영수증은 세로로 고르면 빈 곳이 줄어요. 번호를 함께 찍으면 정산서 목록의 순번과 맞춰 보기 쉬워요.

종이로 인쇄해서 내야 한다면 인쇄 설정에서 ‘실제 크기’나 ‘100%’를 고르세요. ‘페이지에 맞춤’으로 인쇄하면 여백이 달라지고 글자가 작아질 수 있어요.

영수증 말고도 구매한 물품, 행사 현장, 작업 전후 사진을 증빙으로 내야 할 때가 있어요. 사진에 날짜 넣기는 사진에 저장된 촬영 날짜를 읽어 모서리에 찍어 줘요. 메모 칸에 ‘○○ 행사 현장’처럼 적으면 날짜 위에 함께 들어가요.

예를 들어 구매한 비품을 책상 위에 놓고 찍은 사진, 세미나 현수막이 보이는 현장 사진, 수리 전후 사진처럼 ‘언제 있었던 일인지’가 중요한 증빙에 쓰기 좋아요. 여러 장을 한 번에 골라도 사진마다 자기 촬영 날짜가 들어가요.

메신저로 받은 사진처럼 촬영 날짜가 지워진 사진은 파일 날짜를 대신 쓰니, 날짜가 맞는지 꼭 확인하고 필요하면 직접 정해 주세요.

날짜가 사진 위에 직접 찍혀 있으면 담당자가 파일 정보를 따로 열어 보지 않아도 언제 찍은 사진인지 바로 확인할 수 있어요. 원본 사진은 그대로 두고 날짜가 들어간 사진을 새로 만들어요.

정산서 양식 PDF와 영수증 PDF를 따로 내기보다 하나로 묶으면 받는 사람이 보기 편해요. PDF 합치기에서 파일을 고르고 정산서 → 영수증 순서로 맞춘 뒤 합치면 돼요. 합친 파일이 용량 제한을 넘으면 PDF 용량 줄이기로 줄여요.

파일 이름은 ‘2026-10_경비정산_홍길동.pdf’처럼 기간·내용·이름을 넣어 두면 나중에 찾기 쉬워요.

영수증 순서는 정산서 목록 순서와 같게, 목록이 없다면 날짜순으로 맞추는 게 일반적이에요. 내기 전에 합친 PDF를 처음부터 끝까지 넘겨 보며 빠진 영수증이 없는지 금액 합계와 대조해 보세요.

금액이나 날짜가 잘린 사진: 정산에서 가장 많이 돌려받는 이유예요. 찍은 직후 사진을 확대해 숫자가 읽히는지 확인하세요.
같은 영수증을 두 번 넣기: 비슷한 영수증을 여러 번 찍다 보면 생겨요. 목록에서 메모에 금액을 적어 두면 겹치는 게 바로 보여요.
개인 지출이 섞이기: 같은 날 개인 카드로 산 영수증이 섞이지 않게 찍을 때부터 폴더를 나눠요.
너무 흐린 사진: 밝은 곳에서 다시 찍는 게 가장 빨라요. 스캔 PDF의 ‘문서’ 효과는 그림자와 누런 빛을 없애 주지만, 이미 흐려진 글자를 되살리지는 못해요.
용량 초과: 사진을 그대로 모으면 금방 커져요. 합친 뒤 용량을 확인하고 필요하면 줄여요.

한 달 치를 몰아서 하면 영수증 찾는 데 시간이 더 걸려요. 받은 날 찍어 두고, 주말에 한 번씩 A4로 묶어 두면 월말 정산이 금방 끝나요.